Publication: Desarrollo de un sistema de gestión y control automatizado del programa de mentoría de la UCM
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2020-10-02
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Los alumnos de nuevo ingreso en la Universidad, principalmente los de primer curso de grado, se encuentran con dificultades adicionales a las propiamente académicas al entrar en el nuevo entorno universitario ya que los mecanismos de organización y funcionamiento difieren considerablemente de los que conocen de su experiencia académica anterior.
En este proceso de adaptación al nuevo entorno académico, la orientación y acompañamiento por parte de otros estudiantes que han pasado y superado esa situación recientemente es fundamental para reducir el estrés inicial, mejorar el rendimiento y disminuir el periodo de inseguridad inicial. Este proceso de acompañamiento entre iguales es conocido como mentoría. Se define un programa formal de mentoría entre iguales en la universidad como el proceso de acompañamiento en el que un estudiante de cursos superiores (el mentor) mantiene una serie de reuniones con los nuevos estudiantes (telémacos) para facilitarles su integración al entorno y el desarrollo de la carrera, bajo la supervisión de un coordinador.
Como cualquier procedimiento cuyo objetivo es una mejora de la calidad, el sistema de mentoría tiene que ser monitorizado y analizado para evaluar su cumplimiento, su utilidad y el grado de satisfacción tanto de los mentores como de los telémacos. Por este motivo, un sistema ágil y dinámico que gestione la información recabada a lo largo del proceso de mentoría permite corregir las disfuncionalidades que se detecten y, de este modo, mejorar los resultados y el grado de satisfacción con el programa. Dado que el programa de mentoría se desarrolla durante el primer cuatrimestre del curso, las actuaciones que tengan que llevarse a cabo para mejorar el proceso deben realizarse de forma muy dinámica y sin demoras, por lo que es necesario un continuo control de cómo se va desarrollando el programa.
En la Universidad Complutense de Madrid (UCM) el programa de mentoría para alumnos de nuevo ingreso comenzó a implantarse de forma global en el curso 2012-13. En el curso 2018-19 participan, de forma voluntaria, veinte facultades de un total de veintiséis. Esta implantación tan extensa del programa ha involucrado durante el curso 2018-19 a más de veinte coordinadores, más de 450 mentores y más de 1500 telémacos.
En la fase inicial del programa los coordinadores hacen la selección de los mentores en base a sus capacidades e intereses. A estos mentores se les asignan un grupo de telémacos inscritos de forma voluntaria al programa. En la siguiente fase, los mentores planifican una serie de reuniones, entre cinco y ocho, a lo largo de los primeros meses del curso con su grupo de telémacos para tratar en cada una de ellas una temática de interés para los alumnos de nuevo ingreso. Después de cada una de las reuniones, para valorar la utilidad y funcionamiento del sistema, tanto telémacos como mentores rellenan unas encuestas de satisfacción en las que dan su valoración sobre la reunión realizada, las dificultades encontradas, así como el comportamiento y capacidad del mentor. La información de estas encuestas es procesada por el coordinador del programa en la UCM y los resultados son distribuidos a los coordinadores de los distintos centros para que valoren si es necesario realizar reajustes en el funcionamiento del programa para mejorarlo. Igualmente, a cada mentor se le envía la valoración promedio que realizan sus telémacos de la reunión realizada para que les sirva de incentivo para su mejora en reuniones sucesivas.
El alto nivel de participación de la UCM en el programa de mentoría, con un gran número de telémacos y mentores, hace que el volumen de datos generado en el proceso de control sea enorme y el análisis de estos datos se ralentiza y dificulta si no se dispone de un sistema automatizado que procese la información. Una obtención y un análisis lentos de los resultados de seguimiento del proceso impediría una intervención ágil y dinámica que se adaptase a las necesidades tanto de mentores como de telémacos.
En este proyecto se presenta un sistema de gestión automatizada de los datos basado en herramientas Google, que permite el análisis y distribución de la información en tiempo real y de forma dinámica, facilitando el éxito del programa de mentoría y aumentando el grado de satisfacción de las personas participantes en él.